7 Fragen auf dem Weg zu effektiven Emails

Polnische Studie: Jede/r ManagerIn kann beim Schreiben besser werden

 

 

 

 

Präzise, klar, unterstützend und zuversichtlich: so sollen Emails im Büro sein. Und das funktioniert gemäß einer aktuellen polnischen Studie auch ohne überdurchschnittliches Schreibtalent, wenn sich ManagerInnen nur folgende 7 Fragen stellten:

1. Warum will ich schreiben und nicht sprechen?
2. Mit welchen Worten kann ich den Zweck meiner Nachricht gleich am Anfang des Textes adressieren?
3. Will ich mehr das Erledigen einer Aufgabe oder die Pflege einer Arbeitsbeziehung in den Vordergrund stellen?
4. Wie ist gerade meine Arbeitsbeziehung zum Empfänger des Emails und wie will ich diese verändern oder verstärken?
5. Wie können Struktur bzw. Botschaften meines Textes zu dessen Erfolg beitragen?
6. Wie direkt und offen will ich bzgl. meiner Ziele sein?
7. Mit welchen Höflichkeits-Strategien oder -Formulierungen kann ich meine Ziele am besten erreichen?

Molek-Kozakowska/Molek-Winiarska, “Managing in Writing: Recommendations from Textual Patterns in Managers´ Email Communication”, in: Business and Professional Communication Quarterly, 2023 Sept; 86(3): 296-321.

Aus der Praxis:

Diese 7 Fragen begeistern sogar mich! Denn als Ex-Journalistin weiß ich, wie genau man bei Emails jedes Wort abwägen muss, damit tatsächlich erreicht wird, was erreicht werden soll. Meine bisherige Technik: mich minutiös in die Person des/r Empfängers/in im Moment des Öffnen hineinzuversetzen und so gut wie möglich zu spüren, wie dieser und wie jener Satz ankommt. Das gilt vor allem für den Anfang und das Ende des Emails. Ohne sehr viel Übung dauert dieses Procedere aber viel zu lang. Insofern noch einmal: die 7 Fragen helfen top!