ManagerInnen planen und steuern Meetings zu wenig

Nur 16% haben Regeln für die effiziente Verwendung von Powerpoint

ManagerInnen machen es sich zu leicht, wenn sie für ihre schlechten Meetings allein Powerpoint die Schuld geben. Primär liegt die mangelnde Effektivität von beruflichen Zusammenkünften nämlich an der mangelnden Planung und Steuerung der Sitzungen als solche. Wann und wie ppt verwendet wird, wird daher auch viel zu wenig gezielt bedacht: 84% der in einer unlängst veröffentlichten US-Studie befragten Unternehmen haben keine wie immer gearteten Spielregeln im Umgang mit der Präsentationssoftware und lassen sehenden Auges zu, dass Themen aufwändig, langatmig und dialogfeindlich vorgetragen werden.

Ein enormes Potential liegt also brach, wenn 55 Mio Meetings pro Jahr in den USA mit einem Aufwand von mehr als 1 Billion USD stattfinden, und 70% aller TeilnehmerInnen sie nicht produktiv finden. Die ForscherInnen empfehlen ManagerInnen, statt eines banalen Powerpoint-Bashings zuerst bei sich selbst zu beginnen und zu überlegen, wie sie mittelfristig für mehr Nutzen in ihren Meetings sorgen können.

„Slide Decks: The Misaligned Villain of Meetings?“, Seaton/Church/Rotolo, in The Psychologist-Manager-Journal, 2020, vol. 23, Nr. 1, S. 35-45.

Aus der Praxis:

Seit Jahren ärgere ich mich darüber, wie Organisationen aller Art recht schnell durch Kürzungen und Kündigungen versuchen mehr Effizienz zu erzeugen, anstatt ihre Meeting-Kulturen nachhaltig zu ändern. Hier könnten Unmengen an Zeit, Geld und Nerven eingespart werden zum Vorteil aller. Die allgemeine Powerpoint-Wut in professionellere Bahnen zu bringen, ist – ich bestätige hiemit die Studie – nur ein Teil davon, aber ein Teil, mit dem Sie zumindest sofort beginnen könnten:

Überlegen Sie im Vorfeld Ihres Meeting, ob ppt überhaupt das richtige Tool ist. Flipchart, Demos, Interviews oder Videos bringen Inhalte genauso auf den Punkt und fördern den Dialog wesentlich mehr.
Geben Sie vor, dass keine Präsentation in einem Meeting länger als 10 Minuten dauern und maximal 5 Slides inkl. Anfangs- und Schlußchart haben darf.
Halten Sie Ihre Leute an, die Quintessenz der Präsentation vorweg in einer knappen Minute zu kommunizieren. Das zwingt in der Vorbereitung zu einem klaren Fokus und macht die Präsentation interessanter.

Dass Sie selbst als Führungskräfte hier als Vorbild vorangehen, ist selbstverständlich, oder?